Los Sistemas de Gestión Documental Facilitan la Adaptación Tras una Fusión Empresarial
Cualquier tipo de empresa, independientemente de su tamaño, debería contemplar que el riesgo tecnológico puede estar presente en todos sus procesos productivos. Evidentemente, cuanto mayor sea su volumen más repercusión tendrá tanto en los aspectos estructurales como en los económicos.
Andre Klein
13 de July · 963 palabras.
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馃晿 Resumen
Las fusiones empresariales pueden generar incertidumbre en los trabajadores, aunque no signifiquen la pérdida de empleo pueden implicar cambios importantes como el reajuste de responsabilidades y condiciones laborales. Sin embargo, la mayoría de las empresas no planifican una buena comunicación con la plantilla, lo que genera preocupación y desconfianza. Además, existe el riesgo de que los trabajadores busquen oportunidades en la competencia, lo que implica una pérdida de capital humano valioso para la organización. La desconfianza de los directivos en el proceso de fusiones ha llevado a la paralización de algunas transacciones en el pasado. Sin embargo, cuando se supera la fase inicial de ajustes, es importante volver a establecer procedimientos de trabajo y repartición de tareas. En este punto, los software de gestión documental son importantes ya que aportan estabilidad y continuidad a la producción empresarial. Para lograr la normalidad y tranquilidad después de una fusión, es necesario continuar usando la misma herramienta tecnológica de al menos una de las empresas adheridas. En resumen, las fusiones empresariales no solo implican la integración de estructuras, sino también la gestión adecuada del capital humano y tecnológico para garantizar la continuidad del negocio.La mayor铆a de las empresas que participa en un proceso de este tipo no planifica una buena comunicaci贸n con la plantilla y, como resultado, los empleados preocupados no saben a qu茅 atenerse. Adem谩s, la compa帽铆a corre el peligro de que algunos de sus trabajadores comiencen a buscar otras oportunidades en la competencia, con lo que se perder铆a un valioso capital humano, que ha sido formado por la organizaci贸n probablemente durante a帽os.
Algunos estudios apuntan a que la desconfianza de los directivos de las empresas es una de las causas principales por las que en el a帽o 2011 se paralizaron algunas fusiones, situaci贸n que afect贸 en mayor medida a la zona euro. Por un lado, es obvio el recelo que se ha generado entre inversores y ejecutivos y que afecta a la decisi贸n de realizar estas complejas transacciones. Y por otro, esa suspicacia afecta gravemente a la financiaci贸n con deuda externa, porque adem谩s los bancos cada vez son m谩s estrictos para conceder un cr茅dito.
Una vez superada la fase inicial de los reajustes, llega la hora de la verdad en la que los nuevos departamentos deben volver a establecer sus procedimientos de trabajo, as铆 como la repartici贸n de las tareas. En este punto, es d贸nde tienen un gran protagonismo los software de gesti贸n documental, porque aportan una solidez y una continuidad a la producci贸n empresarial.
Vuelta a la tranquilidad
La normalidad ansiada, ante la nueva situaci贸n de incertidumbre propiciada por una fusi贸n, ser谩 m谩s f谩cil de conseguir si se continua utilizando la misma herramienta tecnol贸gica de una o de alguna(s) de la(s) empresa(s) adherida(s), y problamente todo ser谩 m谩s sencillo si al menos una de ellas usaba ya entornos virtualizados. Por otra parte, los sistemas de gesti贸n documental favorecen en estos casos a que la nueva organizaci贸n tenga acceso a los recursos compartidos y a la informaci贸n completa; que los documentos de negocio se unifiquen; que se reduzcan los tiempos de respuesta y se aceleren los procesos; as铆 como, tambi茅n contribuye a establecer la nueva identidad corporativa tanto de cara al exterior como al interior para los desconcertados trabajadores.
La conservaci贸n 铆ntegra de los datos es otro de los aspectos fundamentales en los que los sistemas de gesti贸n documental contribuyen positivamente para asegurar tanto el mantenimiento de la informaci贸n como la confidencialidad de la misma. Evitar la p茅rdida de documentos, previene la duplicidad del trabajo y favorece la adaptaci贸n a la nueva situaci贸n porque permite adaptarse a los plazos empresariales establecidos.
Adem谩s, controlar qu茅 usuarios o departamentos est谩n autorizados a utilizar determinada informaci贸n es funci贸n fundamental de los sistemas de gesti贸n documental que implica que s贸lo algunas personas conozcan la situaci贸n real en la que se encuentra un proyecto tanto dentro o fuera de la oficina, gracias a los dispositivos m贸viles.
C贸mo hacer frente a los riesgos empresariales
Cualquier tipo de empresa, independientemente de su tama帽o, deber铆a contemplar que el riesgo tecnol贸gico puede estar presente en todos sus procesos productivos. Evidentemente, cuanto mayor sea su volumen m谩s repercusi贸n tendr谩 tanto en los aspectos estructurales como en los econ贸micos.
Una fusi贸n es una buena oportunidad para que las compa帽铆as incorporen a su organizaci贸n una estrategia empresarial enfocada a la prevenci贸n de riesgos tecnol贸gicos. Aunque ser铆a conveniente que todo tipo de organizaci贸n contemplara la existencia de este tipo de departamentos desde su creaci贸n.
Seg煤n el Estudio Global de Riesgos de TI, realizado por IBM y The Economist, en general las empresas no est谩n lo suficientemente preparadas para afrontar los riesgos y tan solo alguna, la mitad de las encuestadas, dispone de un departamento de Gesti贸n de Riesgos. De hecho, a煤n se perciben los riesgos de TI como una situaci贸n 煤nicamente exclusiva de las TI sin darse cuenta de que forman parte de todo el entramado de riesgos y por tanto de la organizaci贸n.
Aunque cada vez se percibe un mayor inter茅s por la gesti贸n de este tipo de riesgos empresariales, que en mayor medida viene motivada por la legislaci贸n existente al respecto, todav铆a es necesaria una mayor integraci贸n, para que se afiance en las empresas la idea de que la TI est谩 al mismo nivel que la producci贸n.
Hay que asegurarse de que toda compa帽铆a tenga en cuenta las TI desde el primer momento y no al final cuando ya se haya producido alg煤n percance. Es decir, es necesario contemplar la estrategia de riesgos como una estrategia empresarial y no aislada del resto de los departamentos ni de los dem谩s aspectos concebidos como potencialmente peligrosos.
En este aspecto, a煤n queda camino por recorrer y es necesario que las directivas de las empresas sean conscientes de que los riesgos TI tienen que estar situados en la primera l铆nea. Por su parte, los fabricantes de software de tecnolog铆a documental, y en particular los de sistemas de gesti贸n documental, deben asumir su papel para ayudar a estas organizaciones a entender los riesgos reales de TI a los que se pueden enfrentar. Es decir, ayudarles a comprender el valor de TI y el valor de los distintos componentes de la arquitectura global de la compa帽铆a; y cu谩l es el momento adecuado para transformar su arquitectura en caso de que suceda algo. En definitiva, se trata de ayudar a los clientes a entender y a mitigar algunos de los riesgos tecnol贸gicos.
Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
http://www.docpath.com
Software de Gesti贸n Documental