Document Production Software: Generación Automatizada E Intuitiva de los Documentos
A medida que se han introducido nuevos avances en materia tecnológica, la producción documental se ha beneficiado de herramientas cada vez más fáciles de utilizar, más flexibles y capaces de proporcionar procesos más automatizados, que han permitido agilizar las tareas e introducir nuevas posibilida
Andre Klein
12 de March · 893 palabras.
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馃晿 Resumen
El software de producción de documentos ha mejorado significativamente en los últimos años, y sus posibilidades se han multiplicado. Las empresas pueden automatizar la generación de documentos electrónicos basados en estándares internacionales, como el PDF, agregar información estática y dinámica, e incluir gráficos, entre otras funciones avanzadas. Adquirir un control total de los recursos en cada etapa de la vida de un documento, desde el diseño hasta la producción, es crítico para cualquier negocio, y las soluciones de gestión documental juegan un papel importante en este proceso. El software de producción de documentos permite crear plantillas personalizadas y convertirlas en documentos interactivos para ser publicados o impresos. Esta tecnología ofrece nuevas posibilidades para las empresas, como la automatización de procesos, el ahorro de tiempo y recursos, y la eliminación de errores humanos. En general, la producción documental se ha beneficiado significativamente de las herramientas tecnológicas más recientes, lo que ha permitido agilizar las tareas y aumentar la eficiencia empresarial.El software de producci贸n de documentos (document production software, en sus siglas en ingl茅s) ha ganado en sofisticaci贸n con los a帽os y ha multiplicado con creces sus posibilidades para permitir multitud de funciones. Entendido en muchas ocasiones simplemente como mero procesamiento de texto, este tipo de aplicaciones va mucho m谩s all谩 y permite a las compa帽铆as automatizar la generaci贸n de documentos electr贸nicos, basados en est谩ndares internacionales -como es el caso del formato PDF-, a帽adir informaci贸n est谩tica y din谩mica, e incluir gr谩ficos, solo como una prueba de las muchas opciones avanzadas que ofrece.
Producci贸n documental: un c煤mulo de mejoras
En el entorno empresarial, adquirir un control total de los recursos en cada etapa de la vida de un documento, desde el dise帽o hasta la composici贸n y la producci贸n, resulta cr铆tico para el negocio. De ah铆 que las soluciones de gesti贸n documental cobren una especial importancia para garantizar este seguimiento de la informaci贸n. El software de producci贸n de documentos ofrece la capacidad de generar documentos interactivos que cubren las necesidades de los usuarios y organizaciones en todo el mundo.
A medida que han ido aumentando las innovaciones tecnol贸gicas, las funcionalidades de este tipo de software se han ido multiplicando. Una de las primeras ventajas que proporcionan estas soluciones es el dise帽o de plantillas propias y personalizadas, que pueden convertirse f谩cilmente en documentos interactivos para ser publicados o impresos. De este modo, los usuarios corporativos pueden utilizar las plantillas para crear documentos complejos y entregarlos a trav茅s de m煤ltiples canales, sin necesidad de dedicar tiempo en procesos manuales.
Pero la personalizaci贸n de plantillas no tiene sentido si no va acompa帽ada de otra funcionalidad imprescindible: la garant铆a de un dise帽o sencillo e intuitivo para el usuario. Por ello, el software de producci贸n de documentos actual debe caracterizarse, necesariamente, por su entorno user friendly, un entorno amigable que asegure la facilidad de uso en todo momento, y para cualquier usuario.
Automatizaci贸n y flexibilidad
Muy ligada con la facilidad de uso se encuentra otra de las caracter铆sticas del software de producci贸n de documentos: la generaci贸n de procesos automatizados. Las soluciones englobadas en esta categor铆a simplifican y automatizan la producci贸n de documentos electr贸nicos o en papel, de manera personalizada, al permitir a los usuarios controlar el proceso directamente a trav茅s de la interfaz. Este software, adem谩s, posibilita la entrega de documentos basados en est谩ndares, como es el caso de PDFs, lo que contribuye a la fidelizaci贸n de los clientes y a la reducci贸n de costes.
Si a esto se une una interfaz intuitiva, basada en el concepto de WYSIWYG (What You See is What You Get o, lo que es lo mismo, la posibilidad de generar un documento y visualizar al mismo tiempo el resultado final), la facilidad de uso est谩 m谩s que garantizada para cualquier usuario de estas aplicaciones. Con el software de generaci贸n de documentos adecuado, las empresas no solo pueden beneficiarse de todas estas funcionalidades, sino que pueden ir mucho m谩s all谩 e incrementar la eficiencia, productividad, flexibilidad y agilidad de la producci贸n y distribuci贸n de documentos.
Las necesidades que surgen a la hora de gestionar el ciclo de vida de los documentos requieren, por tanto, de soluciones avanzadas que permitan monitorizar, controlar y gestionar la cadena de suministro de documentos, del mismo modo en que un software ERP planifica los recursos de la empresa con objetivos de eficiencia similares. De ah铆 que, en algunas compa帽铆as, se hable incluso de software DRP (o Document Resource Planning, en sus siglas en ingl茅s), es decir, herramientas para gestionar y coordinar todos los recursos y la informaci贸n del ciclo de vida de los documentos. El objetivo es sencillo: incrementar la eficiencia y la flexibilidad en la actual industria de producci贸n de documentos.
Producci贸n de alto volumen
Aunque el concepto de "document production software" hace referencia a las soluciones de generaci贸n de documentos en todo tipo de contextos, est谩 realmente muy ligado a entornos de producci贸n de documentos de gran volumen. En cualquier organizaci贸n, determinados departamentos o ciertos profesionales, por la labor que desempe帽an, requieren la producci贸n e impresi贸n de grandes cantidades de documentos, que tengan una alta calidad y un acabado profesional. Departamentos de proceso de datos, administraci贸n y trabajadores comerciales necesitan entornos con un elevado volumen de impresi贸n y, por tanto, una herramienta de software que responda a sus necesidades.
Para todos ellos, DocPath ofrece soluciones de producci贸n de documentos que resuelven todas las necesidades de los clientes. Entre su portfolio de productos, High Volume permite a las compa帽铆as imprimir y procesar grandes vol煤menes de documentos en unos tiempos razonables, as铆 como realizar tareas de postproceso de forma autom谩tica. De este modo, los usuarios podr谩n aprovechar todas las ventajas del "document production software", con los beneficios asociados de las soluciones DocPath.
聽Julio A. Olivares
Presidente y fundador de DocPath
http://www.docpath.com
Software de Gesti贸n Documental Empresarial