Síntomas para la Detección de una Crisis de Crecimiento en Pymes
En los últimos años, el crecimiento de las empresas ha sido uno de los temas principales de debate económico, siendo las pequeñas empresas el objeto principal de dicho debate. A pesar de que el crecimiento de dichas empresas se considera generalmente como algo bueno, pocos analistas parecen darse cuenta de las dificultades que el crecimiento supone para ellas.
Joan Claramunt
6 de January · 1408 palabras.
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🕘 Resumen
El crecimiento de las PyMEs es un desafío que muchos propietarios evitan por temor a los problemas que surgen. El tiempo escaso es una de las mayores barreras para la planificación de acciones y la evaluación de la situación actual y futura de la empresa. Las interrupciones y las reuniones son las principales causas de pérdida de tiempo en la mayoría de las empresas. Además, las tareas relacionadas con la atención al cliente, la venta y la gestión de proveedores consumen la mayor parte del tiempo productivo. El crecimiento sin planificación también puede conducir a la confusión general en cuanto a las responsabilidades de cada empleado. Si el crecimiento no se planifica adecuadamente, los empleados pueden seguir realizando diversas tareas, lo que puede generar confusión y ambigüedad. Por tanto, la planificación, la delegación de responsabilidades claras y, en última instancia, una evaluación periódica son esenciales para el crecimiento y el éxito de cualquier PyME.Detallaremos a continuación los principales síntomas que pueden indicar un cambio subyacente en la naturaleza de su negocio, cambio que Vd. deberá afrontar básicamente introduciendo
La planificación de sus acciones.
FALTA DE TIEMPO
A medida que crece su empresa, debería dedicar cada vez más tiempo a evaluar su situación actual y planear el futuro. Desafortunadamente, en las empresas pequeñas el tiempo es un bien escaso. La razón por la que es tan difícil encontrar tiempo suficiente es que existen numerosísimas maneras de perderlo o malgastarlo.
En la mayoría de las empresas, las interrupciones que obligan a posponer otros trabajos son la principal causa de las pérdidas de tiempo: llamadas telefónicas, compañeros charlatanes, clientes con quejas sin importancia, preguntas del director del banco, vendedores que ofrecen productos, etc. Otra forma habitual de perder el tiempo son los viajes de empresa. Cada vez que tenga usted que desplazarse (incluso ir y volver del trabajo), estará gastando su tiempo. Evidentemente, si usted o sus empleados clave dedican la mayor parte del tiempo a vender o visitar clientes, proveedores, bancos, etc., el desplazamiento está absorbiendo una enorme cantidad de su tiempo productivo.
CRECIMIENTO EN CONFUSIÓN
Tras la falta de tiempo, la siguiente característica evidente de crecimiento sin planificar es el aumento de la confusión general en relación a lo que se supone que cada uno debería estar haciendo. El problema surge porque nadie tiene una idea clara de cuáles son sus concretas obligaciones y responsabilidades. De nuevo, la causa fundamental de este problema es que en los comienzos de una empresa "todos" deben saber hacer casi de "todo". Si el crecimiento le pilla desprevenido, se encontrará con que la mayoría de empleados, intentarán continuar realizando una amplia variedad de tareas.
El resultado de ello es que según vaya aumentando el volumen de pedidos, algunos se duplicarán mientras otros son desatendidos. Empezará a escuchar quejas de que nadie sabe lo que se supones que debería hacer. Observará también que algunos de los trabajos más difíciles o más aburridos (pero necesarios) no se harán en absoluto. El crecimiento, además de hacerle perder más tiempo, le hará perder también más dinero, empleados y clientes.
HACINAMIENTO
El problema puede hacerse evidente cuando empiece a recibir quejas de sus empleados por tener que compartir el mismo espacio con demasiadas personas. También puede surgir cuando alguien le haga notar que las cajas de suministros apiladas en el pasillo ponen en peligro la seguridad de las instalaciones. Otras quejas relacionadas con el apartado anterior, son que nadie contesta los teléfonos, o que no se hacen llegar los mensajes, o que éstos no se recogen, o que resulta conseguir línea exterior para hacer una llamada a un cliente importante. Si usted dispone de un despacho individual, quizá no sea consciente de este problema hasta que tenga que contratar nuevos empleados, pues se dará cuenta entonces de que no puede encontrar un solo sitio donde ponerlos.
FALTA DE MOTIVACIÓN EN LOS EMPLEADOS
En cuanto los problemas de crecimiento no planificado hagan sentir sus efectos, es muy probable que sus empleados se vean negativamente afectados. La aglomeración, la confusión, la falta de tiempo para pensar o evaluar lo que se hace y los restantes problemas de crecimiento, pueden haber convertido su empresa en un lugar de trabajo francamente desagradable. Añada a lo anterior la incertidumbre que origina el crecimiento no planificado y habrá descubierto la receta perfecta para conseguir un alto índice de absentismo y rotación del personal. Pero si tiene este problema, deberá asegurarse de que las bajas de personal que está sufriendo no son debidas a otros motivos. Compárese usted con el resto de empresas de su sector o zona geográfica. Tampoco podrá culpar de sus problemas al crecimiento no planificado, si los salarios que paga a sus empleados están por debajo de las tarifas vigentes en la zona para este tipo de actividades.
MALA GESTIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES Y DE LA TESORERÍA
Está muy extendida entre contables y banqueros la idea de que las pequeñas empresas dejan mucho que desear en cuanto a la forma de llevar sus libros contables. Si considera usted que este aspecto es uno de sus puntos débiles, tenga en cuenta que un crecimiento no planificado añadirá más caos a su actual sistema de contabilidad. Tiene que registrar claramente sus ventas, compras, pagos, créditos que haya otorgado o préstamos que haya recibido, y debe conocer con exactitud las fechas en que deberá cobrar o pagar las respectivas sumas de dinero.
De hecho, entre las causas más frecuentes del fracaso de una empresa se encuentran en exceder la capacidad financiera y la mala gestión de las cuentas a cobrar. Ambas son el resultado directo de la falta de una información contable exacta. De hecho exceder la capacidad financiera está en gran medida relacionado con el proceso de crecimiento. Básicamente, podemos decir que se produce cuando la empresa se enfrenta a la situación de no disponer de efectivo aun teniendo una abultada o creciente cartera de pedidos.
Si usted efectúa los pagos a un ritmo más rápido del que le llegan los cobros, excederá la capacidad financiera de la empresa. Si la situación es debida a que sus actividades no generan beneficios, los problemas pueden ser realmente graves.
Sin embargo, es frecuente que el negocio sea rentable y lo que ocurre es que se produce un retraso insostenible de los cobros respecto de su vencimiento. Ello se relaciona con su sistema de control de deudores, pero si el número de incobrables aumenta, estará también en relación con su sistema de control de créditos. Todos estos sistemas, así como las soluciones, dependen directamente del mantenimiento regular y exacto de los libros contables.
Un aumento del volumen de trabajo, que no tiene repercusión alguna en el incremento de los ingresos o beneficios, es la señal clásica de que su empresa está en peligro de exceder su capacidad de financiación y suele indicar que el crecimiento se está produciendo sin control.
Si su empresa está en plena actividad y usted se halla experimentando uno o los dos problemas antes mencionados, es muy probable que ya haya excedido su capacidad financiera. Por supuesto, la situación es peor cuando los nuevos pedidos no son rentables. No es raro que las nuevas empresas acepten cualquier pedido que les ofrezcan, sin toma en consideración los costes o recursos que requiere el cumplimiento de cada nuevo contrato. Cuando se evalúan los costes reales, lo que parecía ser un trabajo rentable puede convertirse rápidamente en una ruina. Si no se han tenido en cuenta los costes, el pedido ocasionará más trabajo de lo esperado (también falta de tiempo, confusión y baja moral en los empleados) y menos beneficios, o incluso pérdidas.
Desde luego, el que la actividad de la empresa genere pérdidas no es una estrategia apropiada en ningún caso, pero es especialmente peligrosa para una pequeña empresa que está creciendo. Si el crecimiento está produciendo un agujero en sus finanzas, será mejor que corrija la situación si no quiere que ésta le haga desaparecer.
Puntos clave:
- Busque tiempo para planificar el crecimiento de su empresa.
- Evite la confusión, asegurándose de que todo el mundo tiene claro cuáles son sus respectivas responsabilidades y obligaciones.
- Procure no hacinar mucha gente, archivos o equipos en un espacio limitado.
- Suba la moral de su personal, motive a su personal, haciendo que cada empleado se sienta partícipe en los planes de expansión de la empresa.
- Asegúrese de que su crecimiento está generando ingresos suficientes para contrarrestar el aumento de los costes.
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