Algunas Maneras de Hacer Más Efectiva la Comunicación Con Email
Estos son algunos consejos para escribir las respuestas de correo electrónico de manera completa y adecuada. El escribir email con eficacia nos va a ahorrar a nosotros y a la persona a la que va dirigido los correos mucho tiempo ,en tanto que se adquirirá una mayor confianza mutua , si además de hacerlo bien damos respuestas rápidamente.
Robert Fernan
1 de January · 721 palabras.
1 de January · 721 palabras.
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🕘 Resumen
La eficacia al escribir correos electrónicos puede ahorrar tiempo tanto para el remitente como para el destinatario, y aumentar la confianza mutua si se responde rápidamente y con contenido apropiado. Hoy en día, el correo electrónico es uno de los principales medios de comunicación utilizados para comunicarse con familiares, amigos, colegas y clientes, por lo que es importante escribir correos electrónicos eficazmente. Además, los estudios indican que los clientes esperan una respuesta en un tiempo determinado, lo que puede llevarlos a sentir frustración y tener una imagen negativa de una empresa si no se les responde adecuadamente. Es crucial que los remitentes aprendan el arte de escribir correos electrónicos correctamente. Algunos consejos para escribir respuestas adecuadas a los correos electrónicos son: dar formato a la respuesta de manera clara y fácil de leer en pantalla, asegurarse de que la línea del asunto sea significativa y concisa, y tener cuidado de no incluir frases genéricas y no hacer líneas de correo demasiado largas horizontalmente. En resumen, escribir correos electrónicos eficaces no solo mejora la comunicación, sino que también puede influir en la percepción que los clientes tienen de una empresa.En la actualidad nos comunicamos más a través del correo electrónico,cualquiera tiene su bandeja de entrada de un día para otro llenas de emails,utilizamos el correo electrónico para comunicarnos con familiares ,amigos ,colegas o clientes, es por eso que deberemos escribir el correo email con eficacia.
Más y más personas se relacionan entre sí cada día a través de emails y aunque no lo mencionen directamente esperan una respuesta rápida a sus consultas o peticiones.
Uno de los estudios de Júpiter Research indican que los clientes esperan una respuesta en un 35% en las primeras 6 horas de escrito su correo email y adicionalmente un 55% dentro de las primeras 24 horas, aunque muchas personas se centran en el tiempo de respuesta el contenido es igual de importante.
El estudio anterior nos muestra que el 45% de los clientes se sentirían algo frustrados y los llevaría a ver negativamente a una empresa que no les responda con todo el rigor que amerita una situación planteada, lo que los llevaría a replantearse futuras compras con dicha empresa .
Por tanto es bueno que aprendas el arte de escribir correctamente emails ,estos son algunos consejos al respecto para escribir las respuestas a los correos electrónicos de una manera correcta y adecuada incluso si usas el autoresponder.
1- Dar formato a la respuesta de manera que sea fácil de leer en pantalla ,antes solo deberíamos de ocuparnos de la pantalla de un pc ahora se usan las tablets , teléfonos móvil,además del pc o portátil. No escribas frases largas horizontalmente,lo ideal es que cada línea tenga 6 o 7 palabras y no más.
2- Asegúrese de que la línea del asunto sea concisa y significativa para el destinatario...y no un asunto genérico como ejemplo "La respuesta del equipo es ....,o le informamos por este medio .....y también tener cuidado de que no se vea como Spam.
3-Mencionar un tema por párrafo y separar estos por espacios en blanco de manera tal que les sea fácil a los destinatarios desde el punto de vista visual poderlos leer y entender.
4- Ser breves ; Usar la menor cantidad de palabras para trasmitir el mensaje ,cuando se escribe un correo electrónico ,no deberemos confundirla con una carta electrónica,en este caso más no es mejor.
5- Utiliza frases sencillas de entender ,recuerda que cuando utilizas el autoresponder esos correos le llegarán a diferentes personas con distintos niveles académicos y dominio del idioma español.
6- Ten sensibilidad en el tono de responder al mensaje original , si el remitente está molesto por algún error cometido ,reconoce el error sin ponerte a discutir con el y hazle saber lo que harás o estas haciendo para corregir ese error ," El cliente siempre tiene la razón".
7- Asegúrate de responder todas las cuestiones planteadas en el email original por parte del cliente puesto que una respuesta incompleta frustra al cliente y no ve seria una compañía que no le responde con rigor lo que se le pregunta ,haciéndole perder el tiempo y a ti posiblemente dinero.
8- Deje en claro que acciones vas a toma a continuación y cuando el cliente puede esperar respuestas tuyas o sea de ser posible dejar claro cuando podrá tener contacto con usted de nuevo.
9- No pida información repetida que ya te enviaron anteriormente , y que puede estar extraviada en correos electrónicos anteriores, por lo que debes tratar con mucho cuidado la información que te envían los clientes siendo muy organizado.
10- No se limite a decir al remitente que vaya a su sito web porque en muchos casos ya a ido y no han podido encontrar las respuestas que estaban buscando si queremos que vayan al sitio web proporcionemos-le un enlace directo o indirecto a la información exacta que el cliente necesita.
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Roberto Fernández