Ilustración de Lo Que Significa un Sistema de Información
Podemos definir un sistema de Información Gerencial como un conjunto de programas y personas, que se manejan, apropiadamente y en forma coordinada. Esto es sencillo de organizar porque la gran la mayoría de las organizaciones tiene actualmente al menos una computadora.
Adolfo Guerrero
8 de December · 521 palabras.
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馃晿 Resumen
La administración de datos es crucial para el funcionamiento contable de una empresa, ya que abarca diversas funciones como la facturación, el control de inventarios, la gestión de cuentas por cobrar y pagar, las planillas, los activos fijos y el mayor general. Un buen sistema de administración de datos debe ser capaz de emitir órdenes de compra, organizar el proceso de inventarios, controlar las cuentas por cobrar y pagar, automatizar las planillas y llevar un control presupuestario. Además, debe ser capaz de generar reportes y estados financieros como el Balance de Comprobación, Estados de Resultados y el Balance General. La mayoría de los datos de una empresa se generan mediante la documentación contable como facturas, órdenes de compra y cheques, lo que permite obtener información valiosa para la toma de decisiones en ventas y marketing. Las características que deben presentar los programas contables incluyen la automatización del proceso de ventas, la actualización automática de inventarios, la automatización del manejo de cuentas por cobrar y pagar, la agilización del programa de pagos y el cálculo automático de las deducciones de las planillas. En resumen, una sólida administración de datos es fundamental para el éxito de una empresa.El sistema debe ser capaz de emitir 贸rdenes de compra, organizar las 贸rdenes de procesos de inventarios, administrar y controlar las cuentas por cobrar, y las cuentas por pagar. Debe ser capaz, adem谩s, de automatizar las planillas, registros y depreciaci贸n de activos fijos, llevar control presupuestario, y emitir Balance de Comprobaci贸n, Estados de Resultados y el Balance General.
Como la mayor铆a de los datos de las empresas se generan por medio de 贸rdenes de compra, emisi贸n de facturas, cheques y en general documentaci贸n llamada contable, de esta se pueden obtener gran cantidad de informaci贸n y obtener reportes de resultados de las ventas, proyecciones de las mismas, ya sea por vendedor, sector o clientes. Incontable informaci贸n proveniente de los datos contables pueden servir para las decisiones de mercadeo y ventas de las empresas.
聽Algunas caracter铆sticas que se consideran en todos los programas contables son:
Facturaci贸n: Debe permitir la automatizaci贸n del proceso de ventas, emitiendo las facturas. Los precios, impuestos y otros cargos especiales deben calcularse autom谩ticamente.
Control de Inventarios: A partir de la emisi贸n de la Factura, los Inventarios deben poder actualizarse autom谩ticamente.
Cuentas por Cobrar: A partir de la emisi贸n de Facturas, en caso de ser de cr茅ditos, el Sistema debe ser capaz de automatizar el manejo de los auxiliares de Cuentas a Cobrar. El Sistema debe emitir Estados de Cuentas a Clientes, Estados de Antig眉edad de Saldos por cliente y totales.
Cuentas por Pagar: Organizar y automatizar el proceso de Cuentas por Pagar es funci贸n de todo Sistema Contable Mecanizado. Debe estar preparado de tal manera que agilice el programa de pagos, permitiendo aprovecharse de descuentos por pronto pago.
Planillas: Un m贸dulo de Planillas debe calcular autom谩ticamente las deducciones de Seguro Social, Impuesto de Renta, Deducciones de Pr茅stamos, etc. Debe adem谩s llevar registros completos de los empleados, con fecha de ingresos, estado civil, cargas, y otros datos, requeridos por la Legislaci贸n.
Activos Fijos: Este m贸dulo debe hacer los c谩lculos peri贸dicos de depreciaci贸n de todos los Activos Fijos: Maquinaria y Equipos, Terrenos, Edificios, Mobiliario y Equipo. Una vez ingresados los Activos, fecha de compra y su valor inicial, el sistema debe estar preparado para automatizar los c谩lculos de depreciaci贸n utilizando alguno de los m茅todos aceptados contablemente.
Mayor General: Esta es la parte central de todo Sistema Contable. Debe automatizar el proceso contable, desde el ingreso de transacciones individuales, hasta la producci贸n instant谩nea de los Estados Financieros: Balance General, Balance de Comprobaci贸n y Estados de Resultados.
Para que un ERP sea verdaderamente 煤til, debe automatizar completamente la administraci贸n de datos de una empresa, adem谩s de los procesos contables.
Los diferentes m贸dulos de un software contable eficiente permiten obtener numerosos reportes, dando a los Gerentes la informaci贸n necesaria para la toma de decisiones. De all铆 la importancia de contar con ellos en toda empresa.