Workflow - la Optimización de los Procesos Críticos en Empresas y Administraciones Públicas
Cada día más, empresas y organizaciones mejoran sus procesos gracias a la implantación de software de gestión y control de los flujos de los procesos de negocio, conocido como sistemas o solucionas workflow.
Andre Klein
11 de December · 865 palabras.
11 de December · 865 palabras.
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🕘 Resumen
Las empresas y organismos públicos se enfrentan al reto de adaptarse a los constantes cambios del mercado, por lo que adoptar la agilidad y flexibilidad necesarias es primordial. Los procesos empresariales pueden ser mejorados con sistemas de gestión y control de los flujos de trabajo conocidos como workflow. Estas soluciones ayudan a implantar procesos estandarizados, brindando una visión detallada de cada área y una perspectiva global de la situación. Workflow se refiere al flujo de trabajo para la consecución de una tarea predeterminada. Su definición y control pueden ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio. El Workflow es una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales. La evolución del Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y control total de las diferentes etapas. Han surgido diversas aplicaciones de software, que han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, bases de datos, correo electrónico, etc. En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow que pueden ser utilizadas para mejorar los procesos empresariales.La efectividad en una organización mejora considerablemente con la implantación de soluciones de gestión de procesos, conocido comúnmente bajo el término inglés aplicaciones o software “workflow”, ya que facilitan la implantación de procesos estandarizados y brindan una visión detallada de cada área, así como una perspectiva global de la situación. Pero antes de seguir vamos a hacer una breve explicación del término “workflow”
¿Qué es Workflow?
Workflowse refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.
Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.
La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.
A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante).
En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.
Ejemplos son soluciones que automatizan y optimizan los procesos que se llevan a cabo en una organización, de modo que se puede controla y llevar seguimiento total de los flujos de trabajo, claves para la organización.
Aumento en la agilidad empresarial
Las empresas necesitan constantemente adaptar y mejorar sus procesos mediante nuevas estrategias que aumenten la eficacia del negocio y les impulsen a alcanzar el nivel de competitividad que demanda el mercado.
Las soluciones de disponibles hoy en día hacen posible definir, diseñar, modelizar, monitorizar y llevar un completo seguimiento de cualquier proceso de negocio, permitiendo a las compañías aumentar su capacidad de análisis, detectando cuellos de botella o sobrecargas departamentales, y construir una empresa en consonancia con su modelo de gestión.
Así, procesos como el de aprobación de facturas de proveedoreso la gestión de compras, que pueden resultar largos y costosos, se agilizan considerablemente y se contribuye a la creación de un entorno empresarial eficiente y sólido.
Mejora continuada en el sector público
En el marco de mejora de los servicios y de los proyectos de tramitación de la Administración Pública, las soluciones de “workflow” o “gestión del flujo de procesos” para la gestión electrónica de expedientesse convierten en una herramienta fundamental para la optimización de la operativa interna y el aumento de la calidad en la atención al ciudadano.
La gestión de los flujos de trabajo permite automatizar los procesos de las Administraciones Públicas de principio a fin, de tal modo que se realicen lo más rápido posible, sean ejecutados por las personas adecuadas y se lleven a cabo en el orden establecido.
Asimismo, se puede asociar documentación, información y datos a las distintas etapas del proceso, pudiendo registrar, archivar, distribuir y recuperar los documentos. De este modo, se facilita la accesibilidad y búsqueda de los documentos asociados a un expediente, simplificando el almacenamiento controlado de la información y disminuyendo la dependencia del papel.
En resumen, independientemente de que si se trata de empresas del sector privado u organizaciones de la administración pública, la implementación de software “workflow” para facilitar el la gestión y control del flujo de procesos, se está haciendo imprescindible para mejorar la efectividad de sus procesos de negocio, y consecuentemente ahorrar costes y mejorar su competitividad.
Julia Sanchez Meynial - Directora de Marketing
Pixelware - Gestión de expedientes, información y procesos de negocio -
Web: http://www.pixelware.com
Algunas de nuestras soluciones Workflow de gestión y control de procesos:
Gestión Integral de Facturas
Gestión de Compras
Gestión de Expedientes de Contratación