Software Libre Colombiano para la Gestion Documental

El programa de gestión documental Orfeo GPL, es un programa de código abierto, creado por programadores colombianos, quienes con el apoyo de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios de Colombia (SSPD), en el año 2002.

Syscabm Ltda
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15 de diciembre · 2376 palabras.
Este proyecto estuvo centrado en la importancia que representa la informaci贸n y su correcta utilizaci贸n, para cualquier tipo de empresa o entidad, sea del sector p煤blico o privado que esta pertenezca.

La informaci贸n es un conjunto organizado de datos, procesados por diferentes mecanismos que dan como resultado una salida organizada de datos en un formato apto para su manipulaci贸n.
Son los documentos con soporte impreso, uno de los medios de manipulaci贸n de informaci贸n m谩s utilizado en el mundo y esto le constituye como quiz谩s el m谩s importante de todos desde sus inicios hasta el presente.

Desde sus inicios los documentos impresos han sido fundamentales para los procesos de comunicaci贸n de nuestra sociedad, siendo utilizados en todo tipo de procesos, transacciones y toda 铆ndole de actividades que requiriera de la consigna de informaci贸n en el papel.
El paso del tiempo y el avance de las herramientas inform谩ticas y la creciente econom铆a de un mundo globalizado, dieron origen a un flujo masivo de documentos impresos, la necesidad de darles un manejo m谩s eficiente y la utilizaci贸n de herramientas inform谩ticas para apoyar el manejo de los mismos.
En este campo, los programas de gesti贸n documental han jugado un papel fundamental en los 煤ltimos tiempos, ya que representan una alternativa para el manejo y conservaci贸n de la documentaci贸n impresa por medio ambientes inform谩ticos.

Dentro de estas alternativas, el software libre representa una excelente opci贸n de cara a la gesti贸n de documentos, ya que gracias a su uso libre de costo, robustez y flexibilidad en la industria inform谩tica, permiten crear aplicaciones para gesti贸n documental, fiables, robustas y de menor costo que las de licencia de pago por uso.

El programa de gesti贸n documental Orfeo GPL, es un programa de c贸digo abierto, creado por programadores colombianos, quienes con el apoyo de la Superintendencia de Servicios P煤blicos Domiciliarios de Colombia (SSPD), en el a帽o 2002, dieron inicio a dicho proyecto que arrojo como resultado Orfeo GPL, un programa para gesti贸n documental de uso libre, el cual se puede utilizar sin ning煤n tipo de restricci贸n.

El prototipo del sistema de gesti贸n documental SGD-TEINCO, esta implementado bajo sistema operativo Linux, haciendo uso del programa de gesti贸n documental Orfeo GPL. Un proyecto en el cual se utilizo en su totalidad software 100% libre.

Introducci贸n
Los sistemas de gesti贸n documental constituyen actualmente una parte fundamental del sistema empresarial de informaci贸n, desarrollado con el prop贸sito de almacenar, recuperar, modificar e intercambiar documentos.

Los sistemas de este tipo se han dise帽ado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades espec铆ficas que afectan la creaci贸n, recepci贸n, almacenamiento, acceso y preservaci贸n de documentos, salvaguardando sus caracter铆sticas estructurales y contextuales, y garantizando su autenticidad e integridad.

El sistema de gesti贸n (SGD TEINCO) pretende mejorar y actualizar el proceso en el manejo de documentaci贸n, que actualmente existe en la divisi贸n de atenci贸n al usuario de la Corporaci贸n tecnol贸gica industrial colombiana 鈥淭EINCO鈥.

El sistema (SGD TEINCO) permitir谩 el almacenamiento de los documentos, que manejan internamente y tambi茅n con los documentos externos, estos ser谩n radicados en el sistema mediante un n煤mero que ir谩 cambiando consecutivamente seg煤n el orden de los documentos.
Los documentos despu茅s de ser radicados se enviaran a la persona que est谩 dirigido como remitente, disminuyendo el tiempo que trascurre en llegar a su destino y da帽os en el mismo.
Tambi茅n se podr铆a disminuir costos en la papeler铆a ya que el sistema permite genera cartas, memorandos y cualquier tipo de documento por medio de plantillas que tiene creadas o se pueden ir creando a medida que se necesiten.

El flujo de trabajo del sistema de gesti贸n documental, se basa en el uso de herramientas electr贸nicas de comunicaci贸n, logrando as铆, asignaci贸n y gesti贸n casi inmediata de los diferentes documentos por parte del funcionario a quien le seria asignado.

Materiales y m茅todos

La Corporaci贸n Tecnol贸gica industrial TEINCO, no contaba con una herramienta inform谩tica que le sirviera como apoyo en el proceso de gesti贸n documental diario que debe hacer la divisi贸n de atenci贸n al usuario, lo que ha significado en ocasiones repetidas la no gesti贸n correcta de alguna serie de documentos entrantes que llegase a la divisi贸n de atenci贸n al usuario, como punto de recepci贸n de los documentos, pero que no llego a su destinatario final que es el objetivo.

El m茅todo de investigaci贸n que se utilizo fue descriptivo por que se basa en la visi贸n del proponente que conoce a fondo la naturaleza del problema que estamos trabajando y puede como se le puede dar soluci贸n al problema partir del desarrollo sistema de gesti贸n que le permita mejorar el desempe帽o de la empresa en el tratamiento, manipulaci贸n y conservaci贸n de la documentaci贸n existente y manejada en la instituci贸n.

El an谩lisis de la situaci贸n problem谩tica se realizo 煤nicamente en la sede principal A.
La raz贸n para que el an谩lisis solo se haya hecho en esta locaci贸n es porque esta es la sede principal en donde la divisi贸n de atenci贸n al usuario recibe todo los comunicados entrantes y hace entrega de los salientes.

En las dem谩s sedes no se gestiona ning煤n tipo de documento, por lo cual no fue objeto del an谩lisis mencionado. A la fecha este esquema de atenci贸n al usuario se conserva igual por lo que el prototipo objeto de dise帽o en este proyecto, se adecua para que cumpla con esa condici贸n, que ser谩 que solo opere en la sede principal A.

Luego del an谩lisis y de definir las falencias y la situaci贸n ideal objetivo, se definieron los recursos de hardware y software que equiparan el prototipo propuesto.

Hardware: Servidor dedicado con arquitectura de 32 bits, el cual soportar铆a el sistema operativo base para la implementaci贸n del software de gesti贸n documental Orfeo GPL.

El prototipo propuesto tambi茅n cuenta con un esc谩ner de p谩ginas el cual se utilizara para ingreso de documentos a formato digital y almacenar estos en la base de datos del prototipo.
A nivel de arquitectura l贸gica del prototipo, este esta dise帽ado bajo el modelo de tres capas, ya que es una aplicaci贸n Web, esta arquitectura fue la mas adecuada para el dise帽o y su implementaci贸n.

Capa de Presentaci贸n

Esta capa es la interfaz con el usuario y consiste de hardware como un PC o una estaci贸n de trabajo y un navegador de red. Esto puede constar de cualquier n煤mero de m谩quinas cliente.

Capa L贸gica de Negocio


Esta capa proporciona la funcionalidad al extremo de los usuarios y contiene la l贸gica del negocio (aplicaci贸n). Proporciona el puente entre la primera y la tercera capa.
Dependiendo del n煤mero de puntos y del n煤mero de usuarios, cualquier n煤mero de servidores de aplicaci贸n puede colocarse en esta capa.

Capa de Datos
Esta capa incluye la base de datos que contiene todos los datos de la organizaci贸n y esta se encapsula desde los usuarios finales.
Cualquier n煤mero de servidores de Base de Datos puede colocarse en esta capa, dependiendo del volumen de transacciones y de la cantidad de datos.
Esta arquitectura de tres-capas puede trabajar en la Intranet as铆 como sobre Internet.

Resultados
Dentro de cada etapa del proceso que se llevo a cabo para el desarrollo de todo el proyecto, se realizaron tareas especificas, cada una de ellas arrojo resultados diversos que se convirtieron en aportes para el proyecto, pero tambi茅n en conocimiento adquirido para los integrantes del grupo de trabajo.

En el campo de la tecnolog铆a: Durante la realizaci贸n del proyecto fue necesario investigar todas los opciones disponibles dentro de la industria inform谩tica, para poder definir cu谩l ser铆a el mejor modelo para la arquitectura del software de gesti贸n documental, ver sus ventajas y posibles desventajas y como adaptar dicho modelo a nuestro prototipo objetivo.

La arquitectura de tres capas utilizado para el prototipo SGD-TEINCO ayuda a realizar un desarrollo de forma modular el cual garantiza en esencia la seguridad de los proceso y la escalabilidad del mismo, esto debido a que cada capa es independiente pudiendo as铆 hacer los ajustes necesarios en cada una, seg煤n fuese necesario, sin afectar las dem谩s capas del modelo.

Respecto de las normas vigentes: En un inicio se pensaba que lo m谩s importante de tener un
sistema de gesti贸n de documentos, era poder obtener un resultado final que garantizara todos los
niveles de seguridad que un sistema de este tipo deber铆a garantizar, todos estos puntos son propios
del dise帽o y desarrollo del software y el hardware que se utilice.

Propios de la gesti贸n documental y archiv铆stica: Los profesionales inform谩ticos en su gran mayor铆a y cuando no se ha tenido la experiencia de campo, suelen ser muy h谩biles en el dise帽o y construcci贸n de robustas soluciones inform谩ticas, pero poder desconocer por completo la l贸gica propia del negocio objeto de esta.

En el desarrollo de este proyecto, los integrantes se dieron a la tarea de estudiar, comprender y manejar con propiedad, los conceptos, t茅cnicas y procedimientos propios de la Archiv铆stica, los cuales ten铆an directa injerencia con el prototipo SGD-TEINCO, el resultado de este proceso fue total mente positivo ya que permiti贸 a los integrantes captar las necesidades del actual sistem y convertirlas en soluciones por medio del prototipo SGD-TEINCO.

An谩lisis de resultados
Los resultados del trabajo desarrollado se presentan en las siguientes etapas.

El valor de la informaci贸n: Es m谩s que conocida la filosof铆a corporativa de la gran mayor铆a de las corporaciones, que dan a su informaci贸n un valor agregado por encima de los bienes materiales
que poseen, por desgracia esta concepto no est谩 muy bien definido en las entidades de rango medio
y bajo, ya que en estas se observa que aunque se entiende de la importancia que representar tener la
informaci贸n disponible y de su buen uso, no se tienen los mecanismos y recursos adecuados para
este prop贸sito, dejando esta tarea en manos de individuos, que al no contar con las herramientas adecuadas, hacen una administraci贸n acorde a sus necesidades actuales, pero no eficiente frente a las exigencias del medio.

El software libre tiene futuro
: Dentro del an谩lisis de las opciones de software de gesti贸n documental, identificar y elegir el programa Orfeo GPL, no resulto tarea dif铆cil ya que suministra las bondades del software de pago por uso, mas las bondades mismas de un software de c贸digo abierto, sin embargo las entidades, en algunos casos no conocen de estas alternativas y peor a煤n no cuentan dentro de su recurso humano, con personal id贸neo que les asesore en estos temas, llegando incluso a incurrir en gastos exagerados de licenciamiento de aplicaciones, que bien se podr铆an suplir con aplicaciones de c贸digo abierto.

Recurso humano pieza clave delproceso:
Todos los procesos est谩n encaminados a suministrar a la universidad, de un prototipo del sistema de gesti贸n documental que apoyar铆a la tarea de gestionar documentos dentro de la divisi贸n de atenci贸n al usuario, en este prop贸sito es muy importante el contar con las herramientas y modelos adecuados que representan un alto margen de 茅xito en el producto final, pero mas all谩 de eso tiene gran importancia la aceptaci贸n y el buen uso que le den a este herramienta, los funcionarios de atenci贸n al cliente, quienes son los usuarios directos del sistema y por ende los m谩s beneficiados por su buen uso y funcionamiento, o los m谩s perjudicados si se produjera lo contrario.

Los involucrados deben estar capacitados para el manejo del aplicativo y este les debe resultar intuitivo y agradable, lo que facilita el proceso de acople al nuevo mecanismo con apoyo de software de gesti贸n documental que se iniciar铆a en la divisi贸n objetivo de este proyecto.

Conclusiones
Al llegar a la etapa final del trabajo propuesto, podemos concluir que:
  • La gesti贸n documental ha sido y ser谩 una tarea ardua pero igual mente de mucha importancia para cada una de las entidades y corporaciones que la requieran, esta actividad ha existido desde hace muchos a帽os atr谩s y evoluciona con el paso del tiempo adapt谩ndose a los cambios que esto representa, en la actualidad y hacia futuro son los programas de gesti贸n documental la nueva tendencia hacia donde debe evolucionar esta industria adapt谩ndose a los cambios que esto representa.
  • La archiv铆stica es el estudio te贸rico y pr谩ctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, el cual juega un papel fundamental en cualquier proyecto que involucre administraci贸n de documentos y que pretenda servir como apoyo de dicho proceso. La archiv铆stica es la esencia pura de la gesti贸n de documentos y va ligada de este, ya que los documentos en papel siempre seguir谩n siendo utilizados, con al apoyo del software de gesti贸n documental se busca protegerlos del uso indebido del mismo, pero este siempre estar谩 vigente y son los archivos su destino inmediato.
  • El software libre es una excelente opci贸n para las empresas y entidades locales que ven como los costos del software de pago limitan sus expectativas de crecimiento al no poder adquirirlas, el software libre nos ha demostrado una vez m谩s, que ya es un trabajo maduro, robusto y estable que cuenta con la colaboraci贸n de personas de todo el mundo y que puede ser utilizado en cualquier tipo de ambiente productivo, ya que su flexibilidad permite adecuarlo a cualquier necesidad y a cero costo de licenciamiento
  • La red de Internet es cada vez m谩s utilizada en todo el mundo y su ambiente web permite que cada vez exista m谩s interoperabilidad entre dispositivos de diverso tipo.la industria del software cada vez dirige mas su mirada hacia los negocios basados en la web e internet como su plataforma de interconexi贸n global base, esto nos obliga a pensar que en el futuro pr贸ximo un alto porcentaje de servicios estar谩n basados en la red de Internet y un ambiente web como su tecnolog铆a l铆der.

Autores:
Cesar Augusto Benavides Mu帽oz
Daniel Adolfo Niebles Guti茅rrez
Richard Alexander S谩nchez Rueda

Ingenier铆a de Sistemas - Facultad de Ingenier铆a - Corporaci贸n Tecnol贸gica Industrial Colombiana 鈥淭EINCO鈥
Bogot谩 D. C - 2010

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