Concepto de Proceso de Negocio y los Procesos en las Empresas
A efectos de lograr los objetivos que se han fijado, las organizaciones llevan a cabo una serie de procesos en que se combinan los recursos de la organización.
José Flores
4 de September · 901 palabras.
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🕘 Resumen
Este artículo explica la importancia de las organizaciones en la sociedad y cómo su existencia se justifica por la consecución de objetivos y metas. En cualquier tipo de organización, ya sea pública o privada, existe una combinación de recursos que contribuyen a lograr los objetivos establecidos. Además, se define el concepto de proceso como un conjunto de actividades sistemáticas y recurrentes mediante las cuales se transforma un grupo de entradas en salidas valiosas para un cliente interno o externo. La definición de proceso se aplica en múltiples sectores, desde la educación hasta el comercio, como se explica en un ejemplo de proceso comercial donde los estudiantes compran cuadernos para clases. La consulta de precios, la solicitud del pedido, el pago y el empaquetado son actividades recurrentes que transforman las entradas de información en la salida final de los cuadernos. En resumen, el proceso es una forma sistemática de gestionar actividades en una organización para lograr objetivos y metas. En conclusión, entender el proceso en una organización es esencial para mejorar la eficiencia y la productividad.En cualquier tipo de organización, sea privada o pública, comercial, industrial o de servicios, existe un esfuerzo combinado de diferentes elementos –recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos– con la finalidad última de contribuir a lograr los objetivos y las metas fijadas cuando esas organizaciones fueron creadas.
Concepto y definición de Proceso:
En el diccionario proceso se define como “conjunto de fases sucesivas de un fenómeno”. Stoner y Friemman, al referirse a la Administración como un proceso, dicen que “proceso es una forma sistemática de hacer las cosas” y en el Glosario lo definen como “método sistemático para manejar las actividades.
En resumen, un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante las cuales se transforma un grupo de entradas (insumos) en un grupo de salidas o resultados valiosos para un cliente (interno o externo).
Al iniciar los cursos el estudiante va a una librería a adquirir los cuadernos que necesita para el semestre. Consulta sobre las diferentes opciones y los precios y, en función de sus necesidades y posibilidades, solicita al vendedor lo que va a comprar. Éste hace una nota de pedido que entrega al estudiante para que concurra a la Caja y otra que manda al Empaque para que preparen el paquete. Luego de pagar le entregan la boleta con la cual retira los cuadernos. Simultáneamente el Cajero envía una copia para que Contaduría contabilice la transacción y el Empaquetador avisa al Depósito para que registre la baja en el inventario.
Este ejemplo es un caso de Proceso Comercial, en que las entradas de información (consulta de precios; pedido de cuaderno; etc.) se transforman mediante diversas actividades (hacer nota de pedido; entregar al estudiante; cobrar; contabilizar; etc.) en salidas o resultados (información de precios; boleta; cuadernos; etc.) destinados a los clientes del proceso (estudiante).
Veamos que ocurre simultáneamente en la fábrica de cuadernos que le vende a la librería. El operario de la planta solicita a Almacenes que le suministre el papel necesario para producir. Si en ese momento no hay en stock suficiente para satisfacer el pedido, Almacenes le avisa a la Sección Compras que adquiera más materia prima. Compras pide cotizaciones a los proveedores de la empresa los que harán llegar sus propuestas, con las cuales el Jefe de Compras resuelve a quién comprar. Días después el proveedor entrega el papel y la Factura. La tela se envía a Fábrica y la factura a Contaduría y luego a Tesorería para que se pague con un Cheque en la fecha acordada. Y todo este ciclo se repite varias veces a la semana, al mes y al año.
En este otro ejemplo vemos un Proceso de Abastecimiento de Materia Prima, en que las entradas de información (pedido de papel, presupuesto del Proveedor, factura) se transforman mediante diversas actividades (solicitar a Almacenes, recibir Presupuestos, decidir adjudicación, confirmar la compra, etc.) en salidas o resultados (pedido de cotización, papel, cheque, etc.) destinados a los clientes del proceso (Fábrica, Proveedor).
En general, todas las empresas tienen diversos procesos ya que los procesos son lo que las empresas hacen día a día; corresponden a las actividades de los negocios. Los procesos son anónimos o sea, no pertenecen a áreas organizacionales específicas. Las diversas áreas y sus integrantes participan en los procesos. Varias áreas o unidades de una empresa pueden realizar actividades de un mismo proceso, los cuales atraviesan dichas áreas (departamentos, sectores, secciones) dentro de una empresa.
En cada oportunidad en que la fábrica compra telas se realiza nuevamente la misma secuencia de actividades, en el mismo orden, estando involucradas siempre idénticas tareas realizadas por los mismos sectores de la empresa. Y también cuando se compran hilos, cierres, botones y hasta las etiquetas que lleva adheridas el vaquero cuando llega a manos del comprador. En definitiva se trata de actividades recurrentes, que se repiten a diario en los diversos departamentos que participan en cada proceso.
Los Procesos pueden ser especificados en términos de nivel de detalle. Un proceso está integrado por varios subprocesos los que, a su vez, se conforman de un conjunto de actividades.
Por ejemplo, el Proceso de Abastecimiento se conforma de cuatro subprocesos:
- Gestión de compra
- Recepción
- Pago a proveedores
- Administración de inventarios
El subproceso de Recepción implica la realización de cuatro actividades principales:
- Recibir la documentación de la compra
- Recibir la mercadería, la materia prima o los materiales comprados
- Conformar mediante la firma si todo está correcto según lo acordado
- Registrar contablemente la operación