Destructoras de Documentos para la Protección de Datos en las Empresas.
La elección de buena maquinaria en destructoras de papel son decisiones que los responsables de las empresas deben tomar a la hora de hacer frente y cumplir correctamente con la seguridad y el cumplimiento de la ley de protección de los datos que poseen así como su tratamiento, uso o destrucción.
Jorge González
22 de October · 619 palabras.
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🕘 Resumen
En el S. XXI la mayoría de los documentos están digitalizados y almacenados en ordenadores o servidores, pero los datos personales también se almacenan en formato físico en documentos escritos o impresos en papel. Es importante proteger esta información confidencial, por lo que la elección de una buena destructora de papel es crucial para cumplir con la seguridad y el cumplimiento de la ley de protección de los datos personales. Las destructoras de papel se clasifican según su nivel de seguridad del 1 al 6, según la normativa alemana DIN 32757. Es crucial usar una destructora cuyo nivel de seguridad se adecue a las necesidades de la empresa. Los niveles de seguridad se definen por las características que presentan y los requisitos que deben cumplir. Por ejemplo, el nivel 1 es adecuado para destruir el material genérico que por norma debe ser destruido, mientras que el nivel 3 es adecuado para la destrucción de documentación que incluya datos personales que por norma deben ser destruidos. La elección de la destructora adecuada permitirá a las empresas cumplir con los requisitos legales y garantizar la seguridad de los datos confidenciales que manejan.En el S.XXI casi toda la documentación ya está “digitalizada” y guardada en los ordenadores o servidores correspondientes. Pero no hay que olvidar que esos datos personales no sólo se almacenan en formato digital sino también formato físico, es decir, documentos escritos o impresos en papel.
Estos documentos deben ser protegidos de igual forma que los documentos digitales. Para la correcta destrucción de dichos documentos, es muy importante saber elegir la destructora de papel que mayor nivel de seguridad ofrezca.
Una de las características más importante a la hora de elegir una destructora de documentos es el nivel de seguridad que ofrece. Las diferentes destructoras de papel se clasifican según su nivel de seguridad del 1 al 6. Pero, ¿cuál es la diferencia exacta entre estos niveles de seguridad?
El nivel de seguridad en la destrucción de documentos confidenciales se rige por la normativa alemana DIN 32757. Así, cualquier empresa que dedique a la destrucción de documentos o aquellas empresas cuya normativa obligue a destruir algunos documentos (de clientes, por ejemplo), se deben ceñir a los niveles de seguridad de esta normativa.
Las características que presentas estos 6 niveles de seguridad y los requisitos a los que responden son:
- Ninvel 1: Destruye el material genérico que por norma debe ser destruido, sin entrar en más exigencias. Realiza el corte del papel en tiras de un máximo de ancho de 12 mm.
- Nivel 2: Para destruir documentación interna de la empresa cuyo requisito es que sea ilegible. Corte en tiras de un máximo de ancho de 6 mm.
- Nivel 3: Destruye toda aquella documentación que incluya datos personales y que por norma deban ser destruidos. El corte puede ser en tiras o partículas, aunque los pedazos nunca deben superar los 594 mm2 (partículas de 24 x 24 mm)
- Nivel 4: Para destruir documentación secreta que pueda comprometer la seguridad de la empresa. Las partículas deben de ser inferiores a 30 mm2 (5 x 5 mm).
- Nivel 5: Destruye material de alto secreto gubernamental, tales como investigación científica o tecnológica. Destruye en partículas de menos de 10 mm2 (3 x 3 mm).
- Nivel 6: Aunque no está recogida específicamente en la normativa DIN 32757, supone un paso más en la destrucción de documentos respecto al nivel 5. Lo consiguen trituradoras de papel que prácticamente convierten el documento en polvo (menos de 5 mm2).
Actualmente podemos encontrar infinidad de destructoras de papel en el mercado. Debemos saber que existen diferentes tipos según su capacidad o funcionalidad:
- Destructoras de Papel Personales: de fácil manejo, efectivas y funcionales.
- Destructoras de Papel de Oficina: más potentes y rápidas. Para mayor cantidad de papel.
- Destructoras de Papel de Gran Capacidad: de gran potencia y rapidez de ejecución.
Por otro lado, también pueden clasificarse según su nivel de seguridad. Cuanto más alto es el nivel de seguridad de una destructora, más segura es. Según este criterio las destructoras pueden ser:
o Nivel 1 de seguridad.
o Nivel 2 de seguridad.
o Nivel 3 de seguridad.
o Nivel 4 de seguridad.
o Nivel 5 de seguridad.
o Nivel 6 de seguridad.
Sea cual sea tu tipo de destructora y la hayas elegido por el criterio que hayas decidido, es importante saber que toda destructora de papel necesita una revisión y un mantenimiento mínimo que nunca debe pasarse por alto.
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