Importación y Control de Datos

Las funcionalidades y prestaciones de las aplicaciones de control de los ficheros de tacógrafo permiten optimizar el trabaja de forma fácil y dinámica

Editorial Ibérica
21 de June · 816 palabras.

🕘 Resumen

En este artículo se relata la experiencia de un estudiante en prácticas administrativas en una empresa de transporte de pasajeros, donde es asignado a controlar las descargas de las Tarjetas de los conductores y de los Tacógrafos. Aunque al principio se siente abrumado por la responsabilidad de estar solo en esta tarea, su supervisor le muestra la herramienta Datacograf, la cual tiene configurada para que avise automáticamente sobre las descargas que se deben realizar. Además, le explica cómo funciona y le indica que debe ir a la lista de próximas descargas, imprimirla y enviarla a Juan Carlos del taller, quien se encarga del resto. Por último, le indica que también debe ir a la gestión de ficheros integrados, donde podrá ver todos los ficheros que se han integrado en el día. El artículo muestra cómo las empresas pueden facilitar y optimizar procesos con herramientas útiles que permiten un trabajo más eficiente y organizado.

Hacía poco que había conseguido el trabajo en prácticas, un mes y medio y ya me habían vuelto a cambiar de departamento, era verano y las rotaciones estaban a la orden del día, la verdad no me importaba, mejor aún, me venía de perlas ya que en poco tiempo estaba descubriendo muchos aspectos administrativos que no se mencionaban en los estudios que había realizado.
- Aquí estamos, me dijo don Cebrián, Adela te pondrá al corriente de lo que tienes que hacer, tienes todo el día de hoy, mañana estarás solo.
Se me hizo un nudo en la garganta, una cosa era llevar asuntos administrativos en los que siempre podía recurrir a otros compañeros de la oficina y otra era estar sólo. Adela debió notar en mi cara que estaba asustado.
- Bueno Juan, no te preocupes, de entrada asusta, pero tengo un arma secreta.
- Ya, con que un arma secreta ¿eh?
Mi nueva tarea consistiría en controlar las descargas de las Tarjetas de los conductores y de los Tacógrafos, por suerte para mí estas tareas las realizaban en el Taller de la empresa, Ah, no se lo había dicho, estaba en prácticas administrativas en una empresa de Transporte de Pasajeros.
- Lo primero que tienes que hacer es conocer mi arma secreta, datacograf.
- Ya, tú arma secreta.
- Si mira, el programa lo tenemos configurado para que nos avise de forma automática de las descargas que se deben realizar.
- ¿Las descargas?
- Llamamos descarga a leer la tarjeta del conductor o el tacógrafo del autobús.
- Pero tenéis más de 50 conductores, y de autobuses…
- No te preocupes, eso no tiene importancia, datacograf, los controla, lo único que tienes que hacer es ir a la lista de próximas descargas, ves aquí en la parte inferior, la imprimes y se la envías a Juan Carlos del taller, él se ocupará del resto.
- Y ya está, es todo lo que he de hacer, pues no parece complicado.
- Ese es el primer paso que se ha de realizar, después, vas a la gestión de ficheros integrados, ves en esta solapa, y le pides a datacograf que te diga todos los ficheros que se han integrado en el día.
- ¿Pero quién integra los ficheros? - pregunté yo.
- Los ficheros los integra automáticamente datacograf, tú no te has de preocupar de esa tarea, el sistema está configurado para actuar por sí mismo.
Me empezaba a gustar este datacograf, realmente me iba a facilitar las cosas.
- Debes de ponerle la fecha del día y te devolverá el resultado de todos los ficheros que se han integrado.
- ¿Y ya está?
- Está el primer paso, si no te devuelve nada, querrá decir que no se han leído ni tarjetas de conductores ese día ni tacógrafos, pero si te devuelve alguna lista, entonces debes ir a los informes de incidencias, ¿entendido?
- Si, creo que sí, si se han descargado ficheros, debo ir a realizar el informe de incidencias, ¿no?
- Muy bien, veo que lo has pillado a la primera.
- Tampoco es muy complicado.
- Ahora con datacograf no, si supieras las vueltas que teníamos que dar antes…
- Bien, en el informe de incidencias, le pides que te diga las incidencias del día y también debes hacer lo mismo con el informe de sanciones, ves este que está debajo de las incidencias. Vamos a realizar el proceso completo los dos juntos.
A los cinco minutos tenía la documentación en la mano, datacograf había sacado una serie de informes que Adela introdujo en una carpeta.
- Preparas la documentación, como estoy haciendo ahora, las carpetas las tienes en el segundo armario y se lo llevas al despacho de don Cebrián.
- ¿Y después que debo hacer?
- Luego, si don Cebrián te pide un informe de conducción de un chófer, debes ir a...
- Informes de conducción, dije yo.
- Exacto, veo que no te supone ningún problema.
- Es que es muy simple.
- Es cierto, no sabes la cantidad de trabajo que me ahorra datacograf.
- Bueno Juan, en el informe de conducción selecciona el conductor que D. Cebrián te haya pedido y las fechas. Le llevas el informe y no te olvides nunca de llevárselo en una carpeta, no le gusta recibir la documentación si no está bien presentada.
- Adela, creo que no voy a tener ningún problema.
- Espera, si por la causa que fuera, hay algo que no sabes cómo hacerlo, tenemos los manuales, son muy completos y apúntate, si no eres capaz de resolverlo, puedes llamar al servicio de asistencia, siempre te atiende un técnico y si hace falta se conecta para ayudarte.
- Otra cosa Adela, ¿dónde vas de vacaciones?
- Ah, eso sí que es más difícil de explicar.

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