La Movilidad Aumenta las Opciones de Gestión Documental
Hasta ahora, la movilidad se consideraba como un elemento diferencial pero, con el paso del tiempo, está cerca de convertirse en un requisito indispensable para las empresas; es decir, en una tendencia que será necesario seguir para no quedarse atrás en el mercado.
Andre Klein
28 de February · 1276 palabras.
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馃晿 Resumen
La evolución tecnológica ha permitido que los dispositivos electrónicos como smartphones y tablets sean más pequeños, pero con características avanzadas. Esto, junto con el desarrollo de las tecnologías, ha impulsado la conectividad y ha llevado a la movilidad de las empresas más allá de lo que se podía imaginar antes. El uso de servicios en la nube ha permitido que la oficina tradicional tenga la posibilidad de moverse a cualquier lugar, lo que ha incrementado la productividad de las empresas al poder disponer de empleados en cualquier sitio, a cualquier hora. La movilidad ha pasado de ser un elemento diferencial a un requisito indispensable para las empresas, convirtiéndose en una tendencia que será necesario seguir para no quedarse atrás en el mercado. El uso de programas clave de negocio con smartphones y tablets permite rapidez en el trabajo, reduce el tiempo y facilita las tareas, lo que finalmente resulta en un mejor uso de los activos de una empresa. Grandes empresas como HP han dado pasos estratégicos hacia la movilidad, como alejarse del negocio de los ordenadores y prestar más atención a los programas de negocio. El camino hacia la movilidad sigue siendo un imperativo para cualquier empresa que necesite un punto de apoyo en un mundo cada vez más conectado.Los dispositivos electr贸nicos, como por ejemplo los smartphones y las tablets, han pasado a ser de menor tama帽o pero con m谩s caracter铆sticas avanzadas. 脡sto, junto con el crecimiento y desarrollo de las tecnolog铆as, permite un gran n煤mero de posibilidades para la conectividad, lo que ha llevado la movilidad de las empresas m谩s all谩 de lo que 茅ramos capaces de imaginar en un principio. Estos avances tecnol贸gicos, combinados con el uso de los crecientes servicios en la nube, han hecho que, recientemente, la oficina tradicional tenga la posibilidad de moverse a cualquier lugar. 脡sto ha repercutido de manera importante en las empresas de manera que han incrementado su productividad al poder disponer de empleados en cualquier sitio, a cualquier hora.
Hasta ahora, la movilidad se consideraba como un elemento diferencial pero, con el paso del tiempo, est谩 cerca de convertirse en un requisito indispensable para las empresas; es decir, en una tendencia que ser谩 necesario seguir para no quedarse atr谩s en el mercado. El uso de programas clave de negocio con smartphones y tablets permite inmediatez y rapidez en el trabajo, a la misma vez que reduce el tiempo y facilita las tareas a realizar, lo que finalmente resulta en un mejor uso de los activos de una empresa.
Las grandes empresas saben de este potencial y no han dudado en dar pasos estrat茅gicos para su desarrollo hacia la movilidad. La 煤ltima prueba de ello ha sido la decisi贸n de HP de no seguir apostando por el negocio de los ordenadores, lo que da la raz贸n a todos los que ya hab铆an predicho un hecho bien conocido como que el PC ha muerto, ya que fue creado d茅cadas atr谩s. 脡sta es, actualmente, la empresa l铆der en el mundo en fabricaci贸n de ordenadores y ahora se est谩 alejando de este 谩rea para prestar m谩s atenci贸n a los programas de negocio; en el momento en el que la venta de ordenadores est谩 cayendo, en contraposici贸n a la de tablets, que est谩 aumentando. Por lo tanto, el camino hacia la movilidad sigue siendo un imperativo para cualquier empresa que necesite un punto de apoyo en un mercado r谩pido y en continuo movimiento.
Algunas opciones para el software m贸vil de gesti贸n documental
Dentro del 谩rea de la gesti贸n documental, las posibilidades para este tipo de software han ido en aumento desde el momento en el que se garantiz贸 su acceso desde dispositivos port谩tiles. La idea de gesti贸n documental m贸vil est谩 de moda; una pr谩ctica que est谩 jugando un papel importante en el panorama tecnol贸gico actual. Las ventajas conciernen a casi cualquier negocio, como a todo tipo de clientes y, muy en particular, a los empleados m贸viles, comerciales y empleados de log铆stica y distribuci贸n, para quienes la idea de movilidad adquiere un verdadero significado.
La movilidad puede abarcar varias dimensiones cuando se utiliza con software de gesti贸n documental. Con soluciones de este tipo, se puede, por ejemplo, controlar al instante documentos conectados con 贸rdenes de env铆o desde aparatos m贸viles. Un elemento de gran ayuda dentro del sector de la log铆stica, ya que se puede ahorrar tiempo y automatizar procesos, que antiguamente necesitaban de una labor m谩s manual. Un ejemplo ser铆a un paquete que no s贸lo incluye un c贸digo de barras normal, sino tambi茅n un c贸digo QR para que, en el momento del env铆o de dicho paquete, se capture con un dispositivo m贸vil que, a su vez, se conectar谩 directamente a una p谩gina Web, desde donde el empleado podr谩 activar el siguiente paso del proceso.
El sector de la distribuci贸n no es el 煤nico que aprecia las ventajas que ofrece la gesti贸n m贸vil de documentos. Actualmente, en la mayor铆a de las 谩reas de negocio, el uso de un smartphone puede servir para recuperar y almacenar documentos electr贸nicos en casi cualquier formato, incluso en formatos que no hab铆an sido creados especialmente para la red m贸vil. Entre otras opciones, se encuentra la modificaci贸n y reenv铆o de documentos, como por ejemplo un formulario o factura, a trav茅s de un tel茅fono m贸vil y su visualizaci贸n desde cualquier lugar.
Sin embargo, las opciones que est谩n a simple vista son tan s贸lo una peque帽a parte de lo que se puede llegar a hacer al utilizar un software de gesti贸n documental implementado en dispositivos m贸viles. Junto con las posibilidades de consulta, se hace tambi茅n factible la impresi贸n m贸vil, que no requiere de la instalaci贸n de un software, y permite la impresi贸n de documentos en cualquier impresora, desde cualquier sitio. Se pueden encontrar distintos productos y servicios tecnol贸gicos que apuntan a esta direcci贸n: desde impresoras port谩tiles de inyecci贸n de tinta y de impresi贸n de etiquetas, que permiten la impresi贸n en el lugar de trabajo; hasta servicios que posibilitan el env铆o documentos por correo electr贸nico a una impresora o servidor, dentro de un servicio en nube, para su impresi贸n en otro momento.
Un futuro esperanzador espera a las empresas que implementen un gestor m贸vil de documentos
A medida que pasa el tiempo, la uni贸n entre el software de gesti贸n documental y la tecnolog铆a m贸vil posibilita opciones tales como la creaci贸n de documentos con un tel茅fono m贸vil, c谩mara u OCR para ser enviados en un formato editable; o como tambi茅n, la digitalizaci贸n de documentos impresos para enviarlos, a trav茅s de un gestor central de documentos, al resto de empleados de una empresa que tienen relaci贸n con dicho documento. Si, adem谩s de todo 茅sto, se incluyen las ventajas que proporciona la firma electr贸nica, las propiedades del documento aumentan, llegando a ser capaz de, entre otras opciones, autorizar compras y transacciones desde un tel茅fono m贸vil, y firmar formularios y documentos electr贸nicos con total validez legal.
Sin duda, poco a poco, el futuro se basar谩 en aplicaciones m贸viles y, por lo tanto, los software, que a煤n hoy en d铆a s贸lo est谩n disponibles para ordenadores personales, se implementar谩n en todas las plataformas. Posiblemente, todo esto implique un desembolso econ贸mico adicional para poder adaptar las infraestructuras o adquirir aparatos que faciliten una efectiva implementaci贸n de cada una de las opciones anteriores. Aunque, desde que la informaci贸n es una fuente fundamental para las empresas, este desembolso en movilidad, que permite el acceso a la informaci贸n desde cualquier lugar, no debe ser visto como un gasto, sino como una buena inversi贸n.
Avanzando hacia el softwarede gesti贸n documental
Recientemente, han aumentado las publicaciones de las empresas en las que se muestra su gran determinaci贸n por las tecnolog铆as que mejoran su capacidad de gesti贸n documental. En base a esta filosof铆a, el mundo de los negocios entiende la movilidad como un paso m谩s en esta direcci贸n, mediante el objetivo obvio de ayudar a las empresas a aumentar su productividad y sacar lo mejor de sus activos.
Las nuevas tecnolog铆as de gesti贸n documental como Ipanema Technologypermiten a los clientes, que dispongan de un terminal m贸vil, hacer uso de todas las opciones que proporciona un software de gesti贸n documental, tales como la generaci贸n, acceso y modificaci贸n de documentos desde un smartphone o tablet; lo que en realidad es uno de los objetivos actuales de las empresas. Este fin es claro: disponer de soluciones basadas en la movilidad para todos los software de gesti贸n documental y facilitar dichas soluciones adaptadas a las necesidades que surgen en el d铆a a d铆a de una empresa.
Una vez m谩s, son las empresas que ofrecen servicios tecnol贸gicos para la gesti贸n de documentos quienes ayudar谩n al resto de compa帽铆as a mejorar sus funciones empresariales. Y todo esto gracias a las opciones avanzadas de la gesti贸n documental que se siguen desarrollando para dispositivos m贸viles.
Andr茅 Klein
Consultor de Marketing en Internet
Fuentes:聽DocPath Ipamema Technlogy聽y聽DocPath Document Software Solutions