Administración por Excepción

Si usted es un gerente comercial, con 20 vendedores a cargo, los cuales realizan actividades de prospección, visita a clientes actuales y actividades comerciales. Estos vendedores tienen a su vez unas metas cuantitativas orientadas a cumplir un presupuesto de ventas, pero a su vez a lograr una...

Manejo Informatico Industrial De Colombia
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19 de enero · 943 palabras.
聽La administraci贸n por excepci贸n es un concepto que le permite, a las personas que ocupan cargos en los cuales el monitoreo de informaci贸n y de recursos es permanente, trabajar de una manera m谩s eficiente. B谩sicamente la idea propone que usted se concentre en lo que esta mal o que tiene tendencia hacia ello y no en revisar la totalidad constantemente.

Vamos a dar un ejemplo para ilustrar el tema:

Si usted es un gerente comercial, con 20 vendedores a cargo, los cuales realizan actividades de prospecci贸n, visita a clientes actuales y actividades comerciales. Estos vendedores tienen a su vez unas metas cuantitativas orientadas a cumplir un presupuesto de ventas, pero a su vez a lograr una cobertura de sus clientes a trav茅s de las visitas peri贸dicas que realizan. Vamos a suponer que usted como gerente les impuso que semanalmente deben realizar una planeaci贸n de las visitas a realizar, y al final de la semana deben entregar un informe de la ejecuci贸n de las mismas. De otro lado usted solicito al 谩rea de administraci贸n de ventas que le env铆e semanalmente un informe de las ventas realizadas en el mes. Usted hubiera querido que se las enviaran del mes, acumulado a帽o y comparado con el a帽o anterior, por familias de producto y por zonas geogr谩ficas pero le dijeron que en esa periodicidad era imposible tenerle la informaci贸n a tiempo en ese detalle. Usted se resigna y simplemente recibe las ventas realizadas en el mes de manera semanal.

En este escenario, usted planea reuniones semanales con el equipo de asesores comerciales para poder analizar la evoluci贸n de los planes de visita y las ventas, esto le toma alrededor de 4 horas todos los lunes de cada semana.

Esto ilustra algo de lo que puede estar viviendo usted o su organizaci贸n en este momento, y ac谩 es donde la tecnolog铆a como herramienta de apoyo a este proceso le ayudar谩 a controlarlo pero de una manera en la cual usted se concentre en revisar que esta fuera de este marco metodol贸gico que usted ha dise帽ado.

Imag铆nese que usted ahora cuenta con un 鈥渢rabajador virtual鈥 al cual usted le encomend贸 las siguientes tareas:

Todos los lunes me informar谩 acerca de los asesores comerciales que no hayan registrado un plan de visitas para la semana.
El mismo d铆a me informar谩 de los asesores que no est谩n realizando un cubrimiento total a sus clientes basado en las ultimas 6 semanas de visitas.
Diariamente a primera hora del d铆a enviar谩 un informe que tenga el presupuesto vs las ventas analizado por geograf铆a, estructura comercial, estructura de productos y periodo de an谩lisis (acumulado a帽o, mes a mes y comparativo con periodos de a帽os anteriores)
Al final del d铆a le informar谩 sobre asesores comerciales que no han reportado la ejecuci贸n de visitas del d铆a
Estas son las primeras tareas que usted le encomienda, pero despu茅s se le ocurre que tambi茅n este 鈥渢rabajador virtual鈥 le puede enviar informaci贸n a cada uno de los asesores comerciales para su labor diaria de trabajo. Ac谩 usted le solicita que les env铆e:

Listado de clientes con cartera vencida y el detalle de la facturas pendientes de pago
Informaci贸n de clientes con pedidos retenidos por cartera
Listado de clientes a los cuales se les redujo en un 10% o m谩s el promedio de compra del ultimo a帽o
Informe de ejecuci贸n presupuestal y su proyecci贸n para el cierre de mes.
En este momento usted decide que las reuniones semanales, las puede hacer quincenalmente y luego simplemente una vez al mes.

Creo que hasta ac谩, ya he ilustrado las capacidades de este 鈥渢rabajador virtual鈥 y creo que a usted, leyendo esto, se le empiezan a ocurrir muchas m谩s labores que le podr铆a encomendar.

Ahora expliquemos qu茅 es ese 鈥渢rabajador virtual鈥. Es una herramienta de software que usted instala en un servidor, con la cual puede monitorear informaci贸n contenida en sus bases de datos y sobre la cual usted puede configurar alarmas o eventos de manera peri贸dica o cuando una condici贸n de datos se genere. Este 鈥渢rabajador virtual鈥 se llama KnowledgeSync y es una herramienta muy 煤til como complemento a sus bases de datos. Entre sus bondades se encuentra la automatizaci贸n de la ejecuci贸n y el env铆o de reportes de manera autom谩tica, as铆 como el env铆o de correos electr贸nicos, fax o publicaciones en portales web sobre informaci贸n critica y sensible al tiempo. Informaci贸n que conoci茅ndola de una manera oportuna, le permitir谩 a usted tomar decisiones a tiempo sobre eventos cr铆ticos de su negocio.

Para m谩s informaci贸n sobre este producto visite http://mind.com.co/knowledgesync-administracion-por-excepcion

Este ejemplo hipot茅tico me ha permitido ilustrar las bondades del uso de la tecnolog铆a para monitorear informaci贸n sensible de su organizaci贸n. Esto se puede llevar a otras 谩reas de la compa帽铆a, y va depender de sus necesidades y prioridades, pero esta es una herramienta que por su naturaleza le va a permitir tener un retorno r谩pido de su inversi贸n y va a poder ganar mucho en el uso de los datos actuales de sus sistemas.

聽Mind de Colombia es una empresa visionaria, que implementa proyectos basados en software de clase mundial, de acuerdo con las necesidades de cada uno de sus clientes. Contamos con metodolog铆as probadas y especializadas para la implementaci贸n de proyectos en temas como CRM, SFA, ERP y Planeaci贸n de la Demanda.
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