7 Consejos para Manejar su Correo Electrónico de Outlook Con Eficacia

Un buzón desordenado puede hacer que sea difícil encontrar su correo electrónico pero Microsoft Outlook ha proporcionado herramientas muy útiles que ayudan a los usuarios filtrar y organizar sus mensajes de una forma más manejable, fácil y distractiva.

Costy Kevin
Costy Kevin
20 de diciembre · 1083 palabras.
聽Un buz贸n desordenado puede hacer que sea dif铆cil encontrar su correo electr贸nico pero Microsoft Outlook ha proporcionado herramientas muy 煤tiles que ayudan a los usuarios filtrar y organizar sus mensajes de una forma m谩s manejable, f谩cil y distractiva. Outlook puede incluso ayudar a aumentar la eficiencia y el rendimiento para sus registrantes. Si est谩s utilizando Outlook 2010, Outlook 2007 u Outlook 2003, puedes administrar f谩cilmente tu correo electr贸nico.
Puedes usar las siguientes herramientas para limpiar tu bandeja de entrada, as铆 como para que te sea m谩s f谩cil encontrar la informaci贸n que necesitas.

1. El filtrado de tus mensajes:
Outlook 2010 tiene una nueva caracter铆stica que ayuda a ordenar los mensajes por fechas y ordenarlas seg煤n la conversaci贸n. Al usar esta funci贸n, los mensajes que tienen el mismo tema aparecer谩 como Conversaci贸n y los usuarios pueden ver, ampliar o reducir haciendo clic en el icono situado a la izquierda de la l铆nea Asunto. Dentro de tu cuenta de Outlook los mensajes, dentro de cada conversaci贸n, se clasifican con el nuevo mensaje colocado en la parte superior. Cuando se te env铆a un nuevo mensaje, todas las conversaciones se mover谩n a la parte superior de la lista de correo electr贸nico que te ayuda a controlar f谩cilmente el flujo de los mensajes de tu correo electr贸nico. Para activar la conversaci贸n de Outlook, en la ficha Vista del grupo de conversaci贸n, marque la casilla 鈥淢ostrar como conversaci贸n鈥. Puedes reducir el tama帽o de una conversaci贸n con la funci贸n Limpiar. Esta caracter铆stica pecuaria te ayudar谩 a eliminar los mensajes duplicados. En la ficha Inicio, en el grupo Eliminar, haz clic en Limpiar y a continuaci贸n, haga clic en Conversaci贸n y Limpiar.
En todas las versiones del correo Outlook, los usuarios pueden encontrar los mensajes en el buz贸n de la carpeta y cambiar m谩s r谩pido la forma en que est谩n clasificados en la carpeta de correo electr贸nico. Por ejemplo, puedes ordenar tus mensajes de correo electr贸nico por el tama帽o, por su fecha, por el remitente, el tama帽o del archivo o el nivel de su importancia.
2. La agrupaci贸n de los mismos mensajes en carpetas:
Al crear una nueva carpeta de correo electr贸nico, los usuarios pueden agrupar mensajes relacionados entre s铆 en las carpetas de tu Outlook. Por ejemplo, puedes agrupar los mensajes por tema, proyecto, comunicaci贸n u otras categor铆as que sean apropiadas a tus necesidades o tus aficiones. Los usuarios tambi茅n pueden crear una carpeta para todos los mensajes enviados desde el jefe o alguien importante, como que la informaci贸n necesita ser guardada.
Para crear una nueva carpeta en el Outlook 2010, en la ficha Carpeta, haz clic en el Nuevo, y luego en Nueva carpeta. Para crear una nueva carpeta en Outlook 2007 o Outlook 2003, en la barra de men煤s, haga clic en Archivo, seleccione Nuevo y luego Carpeta.

3. La carpeta de b煤squeda para encontrar los mensajes:
Una carpeta de b煤squeda es una forma r谩pida y c贸moda de encontrar una colecci贸n de mensajes de tu correo electr贸nico. No guardar los mensajes, sino proporcionar las carpetas virtuales que muestran todos los mensajes en la Bandeja de entrada en base a los atributos que se est谩n buscando.
Las carpetas de Outlook de b煤squeda proporcionan caracter铆sticas predeterminadas, tales como el correo no le铆do, pero tambi茅n puedes crear tu propia regla. Por ejemplo, puedes utilizar las carpetas de b煤squeda para ayudarte a encontrar toda la informaci贸n relativa a un determinado proyecto, un cliente importante o una pr贸xima reuni贸n. Para crear una carpeta de b煤squeda en Outlook 2010, en el correo de la ficha Carpeta, haz clic en el Nuevo y luego en Nueva carpeta de b煤squeda. Para crear una carpeta de b煤squeda en Outlook 2007 u Outlook 2003, en el correo dentro del men煤 del archivo, mueva el rat贸n al Nuevo a continuaci贸n y haga clic en la carpeta de b煤squeda.

4. Uso de reglas para el enrutamiento del correo electr贸nico:
Al crear reglas para el Outlook, se puede realizar autom谩ticamente acciones para los mensajes de correo electr贸nico entrantes y salientes en funci贸n de los criterios establecidos. Por ejemplo, los usuarios pueden reenviar autom谩ticamente a sus superiores todos los mensajes enviados por alguien relacionado con alg煤n proyecto, siempre y cuando el mensaje es recibido por la asignaci贸n de la palabra relacionada con el dicho proyecto y es relacionada a todos los mensajes enviados a los que contienen la palabra en el campo del Asunto. El enrutamiento del email eficiente no s贸lo ayuda a organizar tus mensajes de correo electr贸nico, sino que tambi茅n ayuda a ahorrar tiempo al realizar una peque帽a tarea.

5. La reducci贸n de los correos electr贸nicos no deseados con el filtro Anti-Spam:
Mantenga los mensajes innecesarios fuera de su correo electr贸nico desde la bandeja de entrada de Outlook mediante el uso del filtro de correo electr贸nico no deseado. Este filtro env铆a a los correos electr贸nicos que han sido marcados como correo basura en una carpeta separada del buz贸n. Los usuarios pueden ver el contenido de esta carpeta para asegurarse de que no hay ning煤n correo electr贸nico v谩lido err贸neamente enviado. Si es as铆, debes ajustar el filtro para evitar 茅l envi贸 equivocado en el futuro.

6. Asignar una categor铆a por color:
Con el nuevo Outlook puedes asignar un color a un grupo de mensajes de correo electr贸nico no relacionado u otras categor铆as, como notas, contactos y citas. A partir de ah铆, los usuarios pueden identificar f谩cilmente y ordenarlos a su deseo. Por ejemplo, puedes f谩cilmente hacer un seguimiento de todos los mensajes, citas y contactos para computar un proyecto de ventas mediante la creaci贸n de una categor铆a llamada "Venta de Art铆culos" y la asignaci贸n de sus mensajes a la misma.

7. Las marcas de seguimiento:
Los usuarios de Outlook pueden utilizar la caracter铆stica 鈥淢arca de seguimiento鈥 con el fin de marcar los mensajes de correo electr贸nico y tareas para ayudar a clasificarlas. Puedes hacer el seguimiento de un tema, se帽alizar la petici贸n de alguien. Tambi茅n puedes organizar la carpeta de correo electr贸nico f谩cilmente porque sabes exactamente qu茅 hacer y cu谩ndo hacerlo. Tenga en cuenta que cuando se crea una tarea y estableces una fecha para la tarea, autom谩ticamente se marcar谩 para que no se olvide de su Fecha de vencimiento y cumplirlo.

聽Con caracter铆sticas mejores que cualquier servicio de email, el nuevo Outlook parece que cuida m谩s y mejor a sus usuarios. Desde sus principios ha sido el primero en ofrecer un servicio de calidad y gratuito y sigue siendo uno de los mejores. 驴Y T脷? 驴Sigues utilizando el Outlook?

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