La Importancia de las Bases de Datos Jurídicas para la Gestión Documental de los Despachos de Abogados

La esencia de la gestión documental está en hacer que toda la información que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita.

Sergio Galileo
Sergio Galileo
1 de enero · 621 palabras.

La cantidad de informaci贸n que entra y sale cada d铆a en un despacho de abogados es excesiva. Por una parte, la externa (compuesta por cartas, revistas sectoriales y jur铆dicas, suscripciones, bases de datos, libros nuevos, BOE, boletines auton贸micos,聽e-mails, newsletters electr贸nicas, sentencias, etc.) y por otra, la interna, es decir, la que genera el propio despacho (dict谩menes, boletines informativos, cartas, art铆culos, etc.).

El sistema de gesti贸n de cada despacho tiene una gran importancia estrat茅gica. Hoy en d铆a, las grandes firmas destacan precisamente por esa capacidad de tener la informaci贸n que necesitan en cada momento, lo cual implica haberla seleccionado y guardado oportunamente para, m谩s tarde, recuperarla a tiempo.

La esencia de la gesti贸n del conocimiento y documental est谩 en hacer que toda la informaci贸n que entra y se genera en un despacho sea de todos y para todos, en cualquier momento y para cualquier tema y, sobre todo, en la medida en que se necesita. Es decir, no s贸lo pensando en los miembros presentes de la firma, sino tambi茅n para los empleados y colaboradores del futuro, e incluso en los propios clientes.

Los aspectos clave de la gesti贸n documental son los siguientes. En primer lugar, el proyecto de gesti贸n documental, en el que se deben plantear ciertos objetivos como evitar o controlar la creaci贸n o recepci贸n de documentos innecesarios, facilitar un acceso efectivo a los documentos, o garantizar un almacenamiento eficiente y econ贸mico de los documentos.

Por otro lado, los despachos de abogados deben tener en cuenta los tipos de fuentes de informaci贸n que llegan al bufete. As铆, contamos con las externas (documentaci贸n jur铆dica, manuales de trabajo, revistas especializadas, informes, peri贸dicos sectoriales, webs de inter茅s, etc.). Y con las internas (expedientes de clientes y todos aquellos documentos de la pr谩ctica cotidiana y administrativa 鈥揷orrespondencia, facturas, n贸minas, dict谩menes, demandas, etc.-.). Adem谩s, cabe mencionar la informaci贸n corporativa, que es la que la firma transmite al exterior con su imagen, campa帽as publicitarias, acciones de marketing, revistas informativas, etc.

Son importantes tambi茅n las normas y procedimientos internos, que sirven para unificar los criterios de gesti贸n documental del despacho, en toda su dimensi贸n. Estas normas son las que marcan los criterios 煤nicos y m谩s o menos b谩sicos que todos los miembros del equipo humano de la firma tienen que aplicar. Pueden plasmarse tanto en soporte inform谩tico como en papel, y el trabajo de su elaboraci贸n puede delegarse en un especialista externo, o bien asumirse internamente.

Cabe destacar que, en principio, el profesional m谩s preparado para desempe帽ar la gesti贸n documental en un despacho es el documentalista. Sin embargo, tambi茅n puede desempe帽ar esta funci贸n un profesional o administrativo espec铆ficamente preparado.

Ahora bien, los avances que se han producido en las infraestructuras y el software de gesti贸n documental han multiplicado las posibilidades en la gesti贸n documental. En la actualidad se dispone de programas que permiten procesar, almacenar y reproducir la informaci贸n de una forma que hasta ahora resultaba inimaginable. Se tiende a conseguir utilizar menos papeles con una mayor informatizaci贸n. En este sentido, es necesario poner en valor las bases de datos jur铆dicas, que son herramientas fundamentales para la gesti贸n de los archivos y la documentaci贸n.

La compa帽铆a Iberley se ha conseguido desmarcar en el mercado ofreciendo este servicio con calidad y diferenci谩ndose al incorporar la integraci贸n de la base de datos con el software para abogados en la nube, consiguiendo aunar base de datos y software de gesti贸n de expedientes en un mismo servicio.

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