Las empresas están constituidas con la finalidad de alcanzar determinados objetivos. Para lograrlos debe existir un esfuerzo combinado de diferentes elementos: recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Y ese esfuerzo se materializa mediante la realización de una serie de procesos. "Proceso" es un conjunto de actividades encadenadas realizadas en forma repetitiva para el logro de un resultado valioso para el cliente mediante la transformación de un grupo de entradas (insumos). Cada proceso está constituido por una serie de subprocesos. Una actividad es un conjunto de tareas y cada tarea una serie de pasos.

Los elementos que identifican y describen un proceso son: objetivo, clientes, alcance, actividades e interrelaciones, entradas, áreas participantes y salidas. Los objetivos deben estar alineados con los de la organización. Los clientes del proceso son quienes reciben las salidas o resultados del mismo. Alcance es desde el inicio hasta la finalización de las actividades del proceso. Entrada es todo insumo, en general información, que ingresa al proceso. Las salidas son lo que se genera en el proceso y que el cliente valora.

Herramientas de descripción de procesos

Es posible describir un proceso mediante el cursograma, la descripción literal o la tabla de actividades. Cursograma es una representación gráfica realizada de acuerdo a alguna de las normas internacionales predefinidas. Descripción literal es la redacción detallada de todos los pasos -en la secuencia en que se producen- indicando el ejecutor de la actividad, la información y documentos que se maneja así como todo otro dato de interés.

La Tabla de actividades es un cuadro en que se registran las entradas, las actividades y las salidas del proceso. Se incluyen una columna para Entradas, una para Salidas y tantas columnas como áreas o sectores participen en el proceso, para Actividades.